Perguntas Frequentes

Encontre respostas para as dúvidas mais comuns sobre o xPensi — a plataforma de relatórios de despesas e reembolsos feita para freelancers e equipes pequenas.

O que é o xPensi?

O xPensi é uma plataforma de relatórios de despesas e reembolsos projetada para freelancers e equipes pequenas. Ele permite capturar recibos, enviar relatórios de despesas, gerenciar aprovações e processar reembolsos pelo celular ou computador.

Como crio uma conta?

Cadastre-se em xpensi.app com seu e-mail. Você pode começar com o plano Starter por $3/usuário/mês ou experimentar gratuitamente o plano Team por 14 dias. Não é necessário cartão de crédito para o período de teste.

Em quais dispositivos o xPensi funciona?

O xPensi funciona em iOS, Android e qualquer navegador web moderno. Seus dados são sincronizados em todos os seus dispositivos para que você possa capturar um recibo no celular e revisar relatórios no computador.

Quanto tempo leva a configuração inicial?

A maioria dos usuários está pronta em menos de cinco minutos. Crie sua conta, convide sua equipe e comece a enviar despesas imediatamente. Nenhuma configuração complexa é necessária.

Como envio uma despesa?

Abra o app do xPensi, toque no botão "+", tire uma foto do seu recibo e preencha os detalhes. Nossa tecnologia OCR extrai automaticamente o estabelecimento, o valor e a data. Adicione uma categoria e observações, e envie para aprovação.

Quais formatos de arquivo são aceitos para recibos?

Você pode enviar fotos (JPEG, PNG, HEIC), PDFs e documentos digitalizados. O app também permite tirar fotos diretamente pela câmera com recorte e aprimoramento automáticos.

Posso criar despesas recorrentes?

Sim. Para despesas regulares como assinaturas ou serviços mensais, você pode configurar lançamentos recorrentes que são preenchidos automaticamente a cada ciclo de cobrança. Basta revisar e enviar quando aparecerem.

Como funciona o OCR de recibos?

Quando você fotografa ou envia um recibo, o xPensi usa reconhecimento óptico de caracteres para extrair os dados principais: nome do estabelecimento, valor total, data e impostos. Você pode revisar e corrigir qualquer informação extraída antes de enviar.

Posso enviar despesas em lote?

Sim. O painel web permite o envio em massa de recibos e a importação de arquivos CSV para registro de despesas em lote. Isso é útil para colocar despesas pendentes em dia ou importar dados de outro sistema.

Como funciona o processo de reembolso?

Depois que um relatório de despesas é aprovado pelo seu gestor ou administrador da equipe, ele entra na fila de reembolsos. Os administradores podem processar reembolsos individualmente ou em lote, e os colaboradores recebem notificações quando os pagamentos são emitidos.

Qual o prazo para processamento dos reembolsos?

O tempo de processamento depende do fluxo de aprovação da sua equipe. Uma vez aprovados, os administradores podem emitir reembolsos imediatamente. A maioria das equipes processa reembolsos em 3 a 5 dias úteis após o envio.

Quais métodos de pagamento são aceitos para reembolsos?

O xPensi registra o status e os valores dos reembolsos. O pagamento é realizado pelo seu sistema de folha de pagamento ou bancário existente. O xPensi fornece arquivos de exportação compatíveis com os principais provedores de folha de pagamento.

Posso acompanhar o status do meu reembolso?

Sim. Cada despesa tem um indicador de status claro: Rascunho, Enviado, Aprovado, Reembolsado ou Rejeitado. Você recebe notificações push e atualizações por e-mail em cada etapa.

Como convido membros da equipe?

Vá em Configurações → Equipe, insira os e-mails dos seus colegas e atribua funções. Eles receberão um convite para entrar no seu espaço de trabalho. Você pode convidar pessoas individualmente ou enviar um CSV para equipes maiores.

Quais funções estão disponíveis?

O xPensi oferece três funções: Administrador (acesso completo, aprovações e configurações), Gestor (pode aprovar relatórios dos seus subordinados diretos) e Membro (pode enviar despesas e visualizar seu próprio histórico).

Posso configurar fluxos de aprovação?

Sim. No plano Team e superiores, você pode configurar cadeias de aprovação em vários níveis. Por exemplo, despesas abaixo de $100 podem ser aprovadas automaticamente, enquanto valores maiores exigem a aprovação do gestor.

Existe um limite de tamanho da equipe?

O plano Starter suporta até 10 usuários. O plano Team suporta até 50 usuários. Para organizações maiores, nosso plano Enterprise oferece assentos ilimitados com preços personalizados.

Com quais softwares de contabilidade o xPensi se integra?

O xPensi se integra com QuickBooks, Xero, FreshBooks e Wave. As despesas aprovadas são sincronizadas automaticamente com seu software de contabilidade para manter seus registros atualizados.

Posso exportar dados em CSV ou PDF?

Sim. Você pode exportar relatórios de despesas, resumos de reembolsos e históricos de transações como arquivos CSV ou PDF a qualquer momento. As exportações estão disponíveis tanto no painel web quanto no app móvel.

O xPensi se integra com o Slack?

Sim. Nossa integração com o Slack envia notificações de aprovação e lembretes de despesas diretamente nos canais da sua equipe. Os gestores podem aprovar ou rejeitar relatórios sem sair do Slack.

Existe uma API disponível?

Sim. Os planos Team e Enterprise incluem acesso à API para integrações personalizadas. A documentação está disponível em docs.xpensi.app.

Quanto custa o xPensi?

O xPensi oferece dois planos padrão: Starter por $3/usuário/mês e Team por $5/usuário/mês. Os preços do plano Enterprise são personalizados de acordo com as necessidades da sua organização. Todos os planos são cobrados mensalmente sem contratos de longo prazo.

Existe um período de teste gratuito?

Sim. Toda conta nova recebe um teste gratuito de 14 dias do plano Team com acesso completo a todos os recursos. Não é necessário cartão de crédito para começar.

Posso trocar de plano a qualquer momento?

Sim. Você pode fazer upgrade ou downgrade do seu plano a qualquer momento em Configurações → Cobrança. As alterações entram em vigor no início do próximo ciclo de cobrança.

O que acontece se eu cancelar?

Você pode exportar todos os seus dados antes de cancelar. Após o cancelamento, seus dados são mantidos por 30 dias caso você mude de ideia, e depois são excluídos permanentemente.

Vocês oferecem desconto para cobrança anual?

Sim. A cobrança anual oferece uma economia de 20% em comparação com a cobrança mensal. Entre em contato com sales@xpensi.app para conhecer as opções de planos anuais.