Política de Privacidad

Datos que Recopilamos

Cuando usas xPensi, recopilamos la siguiente información para ofrecer y mejorar nuestros servicios de gestión de gastos:

• Información de cuenta: Nombre, dirección de correo electrónico y nombre de la empresa o equipo
• Datos de suscripción y facturación: Tipo de plan, método de pago e historial de facturación
• Datos de gastos: Montos, fechas, categorías, descripciones y estados de aprobación enviados a través de la plataforma
• Imágenes de recibos: Fotos o documentos escaneados subidos para la verificación de gastos
• Datos de uso: Interacciones con funcionalidades, duración de sesión y tipo de dispositivo para mejorar la experiencia del producto
• Estructura del equipo: Roles, permisos y relaciones jerárquicas dentro de tu organización

No recopilamos datos ajenos al uso de la plataforma y nunca vendemos tu información a anunciantes.

Cómo Usamos los Datos

Utilizamos los datos recopilados para:

• Procesar y gestionar informes de gastos y solicitudes de reembolso
• Ofrecer escaneo de recibos y categorización automática
• Habilitar flujos de aprobación entre miembros del equipo y responsables
• Generar reportes de gastos y análisis para tu equipo
• Enviar notificaciones transaccionales (aprobaciones, rechazos, estado de reembolsos)
• Mantener la seguridad de la plataforma y prevenir actividades fraudulentas
• Mejorar nuestros servicios con base en patrones de uso agregados y anonimizados

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa. Tras la eliminación de la cuenta, los registros de gastos se mantienen durante 90 días para respaldar reembolsos pendientes y luego se eliminan permanentemente.

Datos de Recibos y Gastos

Las imágenes de recibos y los detalles de gastos son fundamentales para el funcionamiento de xPensi. Así es como los manejamos:

• Almacenamiento: Las imágenes de recibos se guardan de forma segura en almacenamiento cifrado en la nube. Los registros de gastos se almacenan en nuestra base de datos de producción con cifrado en reposo.
• Procesamiento OCR: Cuando subes un recibo, nuestro sistema de reconocimiento óptico de caracteres extrae el nombre del comercio, monto, fecha y conceptos. Este procesamiento ocurre en nuestros servidores y los datos extraídos se almacenan junto con tu registro de gasto.
• Controles de acceso: Solo tú, tus aprobadores designados y los administradores del equipo pueden ver tus datos de gastos. Aplicamos control de acceso basado en roles en todos los niveles.
• Exportación de datos: Puedes exportar todos tus datos de gastos e imágenes de recibos en cualquier momento desde la configuración de tu cuenta.
• Eliminación: Cuando eliminas un registro de gasto, la imagen del recibo y los datos extraídos se eliminan permanentemente en un plazo de 30 días.

Servicios de Terceros

Utilizamos un número limitado de servicios de terceros para operar la plataforma:

• Infraestructura en la nube: Nuestros servidores y almacenamiento de datos funcionan en proveedores de nube con cumplimiento SOC 2.
• Procesamiento de pagos: Los pagos de suscripción son gestionados por Stripe. Nunca almacenamos tu número completo de tarjeta de crédito.
• Envío de correos: Los correos transaccionales (notificaciones, aprobaciones) se envían a través de un proveedor seguro de correo electrónico.
• Monitoreo de errores: Usamos herramientas de reporte de fallos para identificar y corregir errores. Estos reportes no contienen tus datos de gastos ni imágenes de recibos.

No compartimos tus datos de gastos, imágenes de recibos ni información financiera con terceros para fines de marketing o publicidad.

Tus Derechos

Tienes los siguientes derechos sobre tus datos:

• Acceso: Solicitar una copia de todos los datos que tenemos sobre ti y tu equipo
• Corrección: Actualizar o corregir información inexacta en tu cuenta
• Eliminación: Solicitar la eliminación permanente de tu cuenta y todos los datos asociados
• Exportación: Descargar tu historial de gastos, imágenes de recibos y reportes en formatos estándar
• Restricción: Pedirnos que limitemos el procesamiento de tus datos mientras se resuelve una inquietud
• Oposición: Optar por no participar en el procesamiento no esencial de datos, como análisis anonimizados

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctanos en privacy@xpensi.app. Respondemos a todas las solicitudes en un plazo de 30 días.