Preguntas Frecuentes

Encuentra respuestas a las preguntas más comunes sobre xPensi — la plataforma de informes de gastos y reembolsos diseñada para freelancers y equipos pequeños.

¿Qué es xPensi?

xPensi es una plataforma de informes de gastos y reembolsos pensada para freelancers y equipos pequeños. Te permite capturar recibos, enviar informes de gastos, gestionar aprobaciones y procesar reembolsos desde tu teléfono o computadora.

¿Cómo creo una cuenta?

Regístrate en xpensi.app con tu correo electrónico. Puedes comenzar con el plan Starter a $3/usuario/mes o probar gratis durante 14 días el plan Team. No se requiere tarjeta de crédito para la prueba.

¿En qué dispositivos funciona xPensi?

xPensi funciona en iOS, Android y cualquier navegador web moderno. Tus datos se sincronizan en todos tus dispositivos para que puedas capturar un recibo en tu teléfono y revisar informes en tu laptop.

¿Cuánto tiempo toma la configuración inicial?

La mayoría de los usuarios están listos en menos de cinco minutos. Crea tu cuenta, invita a tu equipo y comienza a enviar gastos de inmediato. No se necesita una configuración compleja.

¿Cómo envío un gasto?

Abre la app de xPensi, toca el botón "+", toma una foto de tu recibo y completa los detalles. Nuestra tecnología OCR extrae automáticamente el comercio, el monto y la fecha. Agrega una categoría y notas, y luego envíalo para aprobación.

¿Qué formatos de archivo se aceptan para los recibos?

Puedes subir fotos (JPEG, PNG, HEIC), PDFs y documentos escaneados. La app también permite tomar fotos directamente desde la cámara con recorte y mejora automáticos.

¿Puedo crear gastos recurrentes?

Sí. Para gastos regulares como suscripciones o servicios mensuales, puedes configurar entradas recurrentes que se completan automáticamente en cada ciclo de facturación. Solo revisa y envía cuando aparezcan.

¿Cómo funciona el OCR de recibos?

Cuando fotografías o subes un recibo, xPensi utiliza reconocimiento óptico de caracteres para extraer los datos clave: nombre del comercio, monto total, fecha e impuestos. Puedes revisar y corregir cualquier dato extraído antes de enviar.

¿Puedo enviar gastos de forma masiva?

Sí. El panel web permite la carga masiva de recibos y la importación de archivos CSV para registrar gastos en lote. Esto es útil para ponerte al día con gastos pendientes o importar datos de otro sistema.

¿Cómo funciona el proceso de reembolso?

Una vez que un informe de gastos es aprobado por tu gerente o administrador del equipo, entra en la cola de reembolsos. Los administradores pueden procesar reembolsos de forma individual o en lote, y los empleados reciben notificaciones cuando se emiten los pagos.

¿Qué tan rápido se procesan los reembolsos?

El tiempo de procesamiento depende del flujo de aprobación de tu equipo. Una vez aprobados, los administradores pueden emitir reembolsos de inmediato. La mayoría de los equipos procesan reembolsos en un plazo de 3 a 5 días hábiles desde el envío.

¿Qué métodos de pago se admiten para reembolsos?

xPensi registra el estado y los montos de los reembolsos. El pago se realiza a través de tu sistema de nómina o bancario existente. xPensi proporciona archivos de exportación compatibles con los principales proveedores de nómina.

¿Puedo ver el estado de mi reembolso?

Sí. Cada gasto tiene un indicador de estado claro: Borrador, Enviado, Aprobado, Reembolsado o Rechazado. Recibes notificaciones push y actualizaciones por correo electrónico en cada etapa.

¿Cómo invito a miembros del equipo?

Ve a Configuración → Equipo, ingresa las direcciones de correo de tus compañeros y asigna roles. Recibirán una invitación para unirse a tu espacio de trabajo. Puedes invitar personas individualmente o subir un CSV para equipos más grandes.

¿Qué roles están disponibles?

xPensi ofrece tres roles: Administrador (acceso completo, aprobaciones y configuración), Gerente (puede aprobar informes de sus reportes directos) y Miembro (puede enviar gastos y ver su propio historial).

¿Puedo configurar flujos de aprobación?

Sí. En el plan Team y superiores, puedes configurar cadenas de aprobación de varios niveles. Por ejemplo, los gastos menores a $100 pueden aprobarse automáticamente, mientras que los montos mayores requieren la firma del gerente.

¿Hay un límite de tamaño del equipo?

El plan Starter admite hasta 10 usuarios. El plan Team admite hasta 50 usuarios. Para organizaciones más grandes, nuestro plan Enterprise ofrece asientos ilimitados con precios personalizados.

¿Con qué software contable se integra xPensi?

xPensi se integra con QuickBooks, Xero, FreshBooks y Wave. Los gastos aprobados se sincronizan automáticamente con tu software contable para mantener tus libros al día.

¿Puedo exportar datos a CSV o PDF?

Sí. Puedes exportar informes de gastos, resúmenes de reembolsos e historiales de transacciones como archivos CSV o PDF en cualquier momento. Las exportaciones están disponibles tanto desde el panel web como desde la app móvil.

¿xPensi se integra con Slack?

Sí. Nuestra integración con Slack envía notificaciones de aprobación y recordatorios de gastos directamente a los canales de tu equipo. Los gerentes pueden aprobar o rechazar informes sin salir de Slack.

¿Hay una API disponible?

Sí. Los planes Team y Enterprise incluyen acceso a la API para integraciones personalizadas. La documentación está disponible en docs.xpensi.app.

¿Cuánto cuesta xPensi?

xPensi ofrece dos planes estándar: Starter a $3/usuario/mes y Team a $5/usuario/mes. Los precios del plan Enterprise son personalizados según las necesidades de tu organización. Todos los planes se facturan mensualmente sin contratos a largo plazo.

¿Hay una prueba gratuita?

Sí. Cada cuenta nueva obtiene una prueba gratuita de 14 días del plan Team con acceso completo a todas las funciones. No se requiere tarjeta de crédito para comenzar.

¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

Sí. Puedes subir o bajar de plan en cualquier momento desde Configuración → Facturación. Los cambios se aplican al inicio de tu próximo ciclo de facturación.

¿Qué pasa si cancelo?

Puedes exportar todos tus datos antes de cancelar. Después de la cancelación, tus datos se conservan durante 30 días por si cambias de opinión, y luego se eliminan permanentemente.

¿Ofrecen descuentos por facturación anual?

Sí. La facturación anual te ahorra un 20% en comparación con la facturación mensual. Contacta a sales@xpensi.app para conocer las opciones de planes anuales.